1.     Secrétariat du Proviseur

 

a. Tâches organisationnelles

 

• Assistante du proviseur, gestion de son agenda.
• Réunions des instances de l’établissement: envoi des convocations, envoi en masse des comptes rendus. Traductions en général.
• Organisation des élections des parents et du personnel
• Coordination des réunions parents-professeurs et de la journée portes ouvertes.
• Liaison courrier/téléphone avec Foxrock.

b. Suivi de dossiers

 

• Avec l’AEFE:
  • Absences des personnels: suivi des demandes, réception des documents, enregistrement dans le logiciel, remontée des documents avec AEFE.
  • Actualisation des données des personnels résidents et expatriés/MAGE
  • Formation Continue: suivi et préparation des ordres de mission
• Avec l’ambassade:
  • Etat civil et recensement des élèves.
  • Aide à la préparation de la journée défense et citoyenneté.
• Aide à la préparation des dossiers CCPL.
• Envoi des informations aux familles pour la constitution des dossiers de bourse AEFE.

 

• Personnels: saisie des absences pour tous les personnels et liaison avec le responsable RH

2.     Secrétariat pédagogique

 

a. Pendant l’année scolaire

 

• Gestion de la base élèves et de son actualisation sur EDT et Pronote.
• Mise à jour agenda et informations diverses dans Pronote
• Liaison avec les établissements d’origine et/ou d’accueil des élèves pour suivi du dossier scolaire.
• Secrétariat des admissions: envoi des informations et prise de contact avec les familles, suivi de l’inscription et de la mise à jour du dossier. Préparation des dossiers pour validation et traitement en commission
• Liaison avec le ministère de l’éducation nationale concernant les
• Préparation, reproduction, envoi et mise en ligne pour traitement des fiches de dialogue pour l’orientation (3eme/ 2^nde)

 

• Communication aux familles des documents de rentrée.

 

 

b. Secrétariat des examens (en liaison avec proviseur)

 

• (Réception et transmission de tous les documents et messages concernant les examens au proviseur). Secrétariat des examens
• Inscriptions aux examens: pointage et vérification des listes et dossiers. Envoi au rectorat de Lille.
• Diffusion aux familles des documents sur les aménagements d’épreuves et vérifications des dossiers.
• Préparation des livrets scolaires et envoi au centre de délibération.

• Liaison avec les examinateurs: contact avec les examinateurs locaux, préparation des documents administratifs pour la comptabilité.
• Elaboration et diffusions des convocations pour les élèves, les examinateurs et les surveillants.
• Aide à la préparation des salles.
• Envois des copies après les épreuves
• Liaison et suivi des candidats individuels

 

3.     Communication

 

• Personne ressource pour l’information aux parents/ élèves et nouveaux personnels.
• Information aux parents: réunions, rappels des évènements importants, rappels des dates limites, des examens et communication en cas d’absence d’enseignant et de changement d’emploi du temps.
• Information/communication aux personnels, parents et élèves
• Gestion du standard téléphonique.
• Gestion de la messagerie électronique secondaire@lfi.ie. Filtrage, réponses et renvois des messages aux personnes concernées.
• Liaison avec le secrétariat et équipe de direction de St Kilian’s et autres écoles en cas d’arrivée ou depart d’un élève
• Visite de l’école pour les futures familles

4.     Divers

 

• Vie scolaire uniquement en l’absence du CPE
• Personne ressource 1^er secours

o Infirmerie: entrée dans Pronote

o Liaison famille quand un élève est malade ou blesse si besoin

• Suivi de l’inventaire et des entrées/sorties du matériel.

 

JOB DESCRIPTION IN ENGLISH

BILINGUAL PEDAGOGICAL SECRETARY- SECONDARY

 

1.     Principal’s office

 

a. Organisation tasks

 

• Principal personal assistant, managing his schedule.
• Various bodies of the school: sending invitations, minutes. Translation if required
• Organisation of elections of parents and personnel
• Coordination of parents-teachers meetings and Open Day
• Liaison post/telephone/email/Teams with Foxrock.

b. Files follow up

 

• AEFE:
  • Follow up, report and transmission of expat/resident staff absences to the AEFE, receipt of related documents for transmission to staff concerned and filing
  • Update of expat/resident online file (MAGE)
  • Formation Continue: transmission of communication to staff concerned and preparation of ordres de mission – liaising with Brussels
• EMBASSY:
  • Civic file and recensement of pupils (for baccalaureat mainly).
  • Assist with JDC (Civic Defense training day) organisation (not in place in Dublin at the moment)
• Prepare recruitment files for CCPL (resident mainly)
• Communication to families and follow up on AEFE grant.

 

• Personnels: entry of all absences and liaising with HR manager

2.     Pedagogical Secretarial task

 

a. During school year

 

• Managing pupils database and update on EDT and Pronote.
• Keep Pronote agenda updated
• Liaising with previous and future schools of the pupils
• Admissions: communication of useful informations and first contact with the families, liaising with St Kilian’s for Eurocampus, follow up on enrolment and update of file. Sending of offer and confirmation of places. Preparation of all files for commission and member of admissions commission
• Liaising with the French Ministry of Education regarding scholarship pupils
• Preparation, transmission of choices (3^rd year and 4^th year) to parents, verification and upload online for class council members and class teacher
• Back to school preparation (book lists, organisation, etc) before communication to parents.

b. Exams secretary (liaising with the principal and exam centre in Lille)

 

• Exams secretary tasks in general
• Registration of pupils for all French national exams: check up of lists and registration file to send to Lille exam centre.
• Communication to parents on special arrangement for examination, preparation, checking and sending of the file to authorities in France
• Preparation and sending of baccalaureat livrets scolaires to exam jury.

• Liaising with examiners: search and contact local examiners, preparation of documents required for accounts
• Preparation and communication of notification to attend exams to pupils, examiners and supervisors
• Assist with exams rooms set up
• Liaising with and follow up of individual candidates

 

3.     Communication

 

• Contact person for information to parents/pupils and new staff.
• Communication to parents: meetings, reminders of importants events, of deadlines, of exams, informing on teachers’ absence and timetables changes (via Eduka mostly)
• Information/communication to personnels and pupils
• Reception (phone calls, deliveries and visits).
• Manage all incoming emails on secondaire@lfi.ie. Filtering, answering and forward to appropriate/relevant recipients
• Liaising with the secretary, teachers and managing team of St Kilian’s as well as with other school in case of arrival or departure of a pupil
• Visit of the school with potential future families

4.     Various

 

• Vie scolaire only in the absence or unavailability of the CPE
• First aider

o Infirmery: entry in Pronote

o Liaising with family when a pupil is sick or injured if required

• Responsible of assets in secondary level for annual audit.